System EDI – definicja

Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange) jest techniką służącą – jak sama nazwa wskazuje – do wymiany danych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Polega na przesyłaniu dokumentów i informacji dotyczących logistyki czy spedycji w obrębie bazy danych jednego przedsiębiorstwa lub pomiędzy różnymi przedsiębiorstwami. EDI pozwala uporządkować i ustrukturyzować działalność, a także zmniejszyć lub całkiem wyeliminować obieg dokumentów papierowych.

Początkowo elektroniczna wymiana danych była systemem opracowanym przed Edwarda Guilberta na potrzeby komunikacji elektronicznej w amerykańskiej armii. Pierwsze wzmianki o EDI pochodzą z czasów II wojny światowej, jednak dopiero w latach 60. XX wieku, dzięki procesowi informatyzacji zarządzania przedsiębiorstwami, system zaczął przybierać formę, w jakiej znany jest dziś.

Znaczenie elektronicznej wymiany danych, czyli jak usługi transportowe i spedycyjne wykorzystują EDI?

Choć korzystanie z EDI może wydawać się zbędne, a początkowe koszty wprowadzenia technologii i dostosowania do niej innych systemów są dość wysokie, to wciąż jest to inwestycja warta uwagi, ważna i niezwykle popularna.
Spedycja i logistyka przedsiębiorstw – szczególnie tych działających na szeroką skalę – to niezwykle dynamiczne obszary. Nieustannie zmieniają się stany magazynowe, przesyłki są odbierane i wysyłane. Pracownicy mają do czynienia z ciągle zmieniającymi się danymi, które trudno byłoby opanować bez odpowiednich procedur i systemów pozwalających na szybką aktualizację oraz kontrolę. Właśnie do tego wykorzystywana jest elektroniczna wymiana danych. Pozwala ona na zmianę danych w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możliwe jest sprawne zarządzanie całym łańcuchem realizacji zamówień – od dostarczenia towaru do magazynu, przez przyjęcie zamówienia, kompletowanie go, aż po transport. Pracownicy różnych działów mogą w dowolnej chwili skontrolować aktualny stan, co pozytywnie wpływa również na organizację pracy i tworzenie niezbędnych dokumentów.

EDI – bez względu na stopień złożoności łańcucha – ułatwia komunikację pomiędzy poszczególnymi podmiotami. Szybki i sprawny przepływ danych pozwala zwiększać wydajność procesów logistycznych, a co za tym idzie – pracy.

Zalety elektronicznej wymiany danych

Elektroniczna wymiana danych to technologia, która niesie wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Wspomniane zostały zalety takie jak ułatwienie i usprawnienie komunikacji pomiędzy różnymi działami lub firmami, czy uporządkowanie danych i wgląd do aktualnego stanu, które wspierają zarządzanie łańcuchem dostaw, jednak nie są to jedyne mocne strony EDI.

Elektroniczna wymiana danych pozwala również wyeliminować lub zminimalizować obieg dokumentów w formie papierowej, które łatwo mogą ulec zniszczeniu lub zgubieniu. Rezygnacja z papieru jest zarówno ekologiczna, jak i opłacalna ekonomicznie, co wpływa na obniżenie kosztów związanych z działalnością spedycji.

Podsumowanie

EDI usprawnia pracę wielu osób, pozwala optymalnie zarządzać danymi oraz umowami i fakturami, co wpływa także na zmniejszenie kosztów administracyjnych. Dostęp do systemu mają różne, współpracujące ze sobą podmioty, co wpływa pozytywnie na komunikację między nimi, ale również mniejsza ilość błędów, ewentualnych niedomówień i niepoprawnych interpretacji.

W Regesta S.A. dysponujemy dedykowanymi rozwiązaniami w zależności od preferencji naszych Klientów i ich oczekiwań jesteśmy w stanie wprowadzić indywidualne rozwiązania informatyczne, mające na celu usprawnienie obsługi procesu logistycznego.