Logistyka i transport, które nie współgrają w czasie – czym są opóźnienia dostaw w branży TSL?

Trudność w jednoznacznym zdefiniowaniu, czym jest opóźnienie dostawy wynika z rozbieżności pomiędzy prawem polskim a międzynarodowym. W krajowych zapisach nie zostało dokładnie zdefiniowane pojęcie opóźnienia, a Prawo przewozowe określa jedynie odpowiedzialność ponoszoną przez przewoźnika w przypadku niedotrzymania terminu. Inaczej jest w przypadku CMR (Konwencja o umowie międzynarodowego drogowego przewozu towarów, fr. Convention relative au contrat de transport international de Marchandise par Route).

Według art. 19 Konwencji genewskiej o opóźnieniu możemy mówić, gdy:
• towar nie został dostarczony w umówionym terminie,
• nie został ustalony termin, to faktyczny czas trwania przewozu uwzględniając zaistniałe okoliczności, przekracza czas, jaki słusznie można przyznać starannym przewoźnikom.

Jak powstają opóźnienia dostaw?

Ze względu na podkreśloną wcześniej złożoność procesów logistycznych, wystąpienie opóźnień w dostawach wydaje się naturalnym i nieuniknionym zdarzeniem. Nierzadko są one wynikiem „przypadku”, czy też nawarstwienia się niewielkich przeszkód oraz niedopatrzeń, które następnie potęgują się i oddziałują na siebie.

Brak towaru

Braki magazynowe są jednymi z głównych powodów powstawania opóźnień w dostawach. Ich źródłem są tak prozaiczne trudności, jak np. niekorzystanie z systemów pozwalających nadzorować aktualny stan magazynowy. Jeśli zmiana ilości składowanych towarów wymaga ręcznej korekty, a co za tym idzie – nie jest systematycznie odnotowywana, łatwo wprowadzić kontrahentów i klientów w błąd. Mogą zostać zakupione produkty, których nie ma – taki towar należy najpierw zamówić lub wyprodukować, a to wydłuża czas realizacji i powoduje opóźnienia.

Minimum logistyczne

Minimum logistyczne oznacza najmniejszą wartość zamówienia, która musi zostać przekroczona, aby zostało ono w ogóle, lub w sposób preferencyjny (np. darmowa wysyłka) zrealizowane. Firma dokonująca zakupu musi albo zakupić u producenta lub w hurtowni towar „na zapas”, albo poczekać, aż nazbiera się wystarczająco dużo zamówień. Czekanie wiąże się jednak dłuższym czasem realizacji i dostawy do klienta.

Braki u producentów

Problem, którego nie sposób przeskoczyć – braki u producentów powodują niekiedy długie przestoje w dostawach do sprzedawców. Niestety, cierpią na tym klienci, którzy muszą liczyć się z wydłużonym czasem realizacji zamówienia.
Zdarza się również, że zawodzą firmy świadczące usługi transportowe i spedycyjne. To po ich stronie występują opóźnienia lub inne problemy wydłużające czas realizacji zamówienia.

Zbyt duże zainteresowanie

Duże zainteresowanie produktami jest z jednej strony sytuacją niezwykle pożądaną, z drugiej jednak może przynieść wiele zmartwień i kłopotów. Jeśli dotychczasowy popyt na towar plasował się na stałym poziomie i nagle, np. na skutek akcji promocyjnej lub nowych trendów, zwiększa się dwukrotne, pojawia się problem – stany magazynowe będą niewystarczające, aby dostarczyć zamówienie w pierwotnie zakładanym terminie do każdego klienta, który dokonał zakupu.

Awarie i błędy

Takie sytuacje również się zdarzają! Niekiedy zawiedzie system, innym razem klient źle wprowadzi dane do zamówienia. Są to wydarzenia, które trudno kontrolować, a mogą wpływać na czas realizacji dostawy.

Czy da się skutecznie walczyć z opóźnieniami dostaw?
Przeciwdziałanie opóźnieniom jest trudne ze względu na wiele czynników, które mogą wpływać na ich powstawanie. Najważniejsze jest, aby na bieżąco kontrolować status zamówień i w przypadku zagrożenia opóźnieniem, szybko reagować. Warto jednak wprowadzić działania prewencyjne i nie dopuścić, aby opóźnienia powstały.

Analiza danych

Przewidywanie, przewidywanie i jeszcze raz przewidywanie. Niezwykle ważne jest, aby systematycznie przeprowadzać analizy danych, a na wyniki patrzeć realistycznie. Dotyczy to głównie przewidywanego czasu realizacji zamówienia. Powinien być oszacowany w taki sposób, aby odpowiadać aktualnym możliwościom pracowników, a jednocześnie być atrakcyjnym dla klientów.

Na bieżąco należy również analizować stan magazynowy – które produkty są bardziej, a które mniej popularne. Na podstawie tych danych można planować dostawy tak, aby towary, na które aktualnie jest duży popyt, zawsze były dostępne, a te, które cieszą się mniejszym zainteresowaniem, nie zalegały w magazynie. Warto wziąć pod uwagę również okresowe zmiany w popycie i przygotować się na nie, np. przed różnymi świętami, czy wakacjami.
Odpowiednia organizacja

Dobrze zorganizowany magazyn ułatwia pracę wszystkim. Przemyślane umiejscowienie towarów pozwoli na szybkie i sprawne kompletowanie zamówień. Dodatkowo, warto korzystać z oprogramowania, które wspomoże pracowników i pozwoli analizować stan magazynowy i status zamówień na bieżąco.