Dlaczego jakość rozmowy z operatorem decyduje o sukcesie długoterminowej współpracy?

Pytanie: W branży transportu drogowego wciąż zbyt wiele współprac zaczyna się od jednego pytania: „jaka jest stawka za transport: (i tu pada kilka technicznych parametrów dających podstawy do oszacowania wyceny)”?

Odpowiedź: „To naturalne - koszt transportu jest istotny, szczególnie na dzisiejszym rynku. Problem polega na tym, że zbyt powierzchowne potraktowanie tego tematu przy jednoczesnej potencjalnej współpracy na długi termin - koszt może być wielokrotnie wyższy i naznaczony negatywnymi emocjami.

Z naszego doświadczenia wynika, że największe problemy w projektach logistycznych nie wynikają z ceny, ale z tego, jak została (lub nie została) przeprowadzona cała rozmowa dotycząca projektu - tak na początku rozmów jak i jej finalizacji.”

Pytanie: Transport to system a nie pojedyncza usługa?

Odpowiedź: „Transport drogowy nie powinien być produktem, który można „kupić” jak standardową usługę. Tak naprawdę współpraca na poziomie klient – operator logistyczny to system często złożonych zależności operacyjnych, finansowych, komunikacyjnych, technologicznych, ludzkich czy marketingowych. W zależności od firmy - każdy element może mieć duże znaczenie i każdy element może stanowić o ostatecznym powodzeniu współpracy.

Właśnie dlatego, jeśli rozmowa z operatorem w sposób niezbalansowany sprowadza się do negocjacji stawki tylko - ryzyko problemów w innych segmentach - przede wszystkim operacyjnych rośnie wykładniczo.

Firmy, które podchodzą do transportu strategicznie i mają za sobą trudniejsze lekcje wiedzą jedno:

prawdziwa wartość powstaje w modelu współpracy, rozumieniu interesów, możliwości i zaufaniu obydwu stron. Dopełnienie tych kwestii jest oszczędnością większą niż wybranie najtańszej opcji dostępnej na rynku.”

Pytanie: Gdzie naprawdę powstaje wartość w transporcie?

Odpowiedź:

„1. Wspólne projektowanie rozwiązania

• dobór modelu transportowego (FTL / LTL / miks),
• optymalizacja sieci dystrybucji
• dopasowanie do specyfiki biznesu klienta
• rozumienie potrzeb odbiorcy finalnego

Celem w tym obszarze powinno być nastawienie na zaprojektowanie rozwiązania dla spełnienia strategicznych potrzeb klienta w obszarze transportu przy jednoczesnym zadbaniu o rynkową wycenę takiej usługi

2. Optymalizacja operacyjna

• lepsze planowanie załadunków,
• redukcja przestojów,
• ograniczenie błędów i reklamacji.
• Doskonałość komunikacyjna

Tutaj celem powinna być przewidywalność, oszczędność czasu i transparentność a co za tym idzie- model rzeczywistej współpracy efektywny kosztowo.

3. Planowanie i stabilność

• Perspektywa wolumenów dla całego roku i zarządzanie sezonowością,
• dostępność mocy transportowych,
• odporność na zmiany rynku tak ekonomiczne jak i polityczne czy społeczne

Cel dla tego etapu toporozumienie co do długoterminowych reakcji, zasad i reguł postępowania w przypadku zmian rynkowych i sytuacji nie planowanych.”

Pytanie: Dlaczego wiele współprac w transporcie drogowym nie działa?

Odpowiedź: „Zaskakująco rzadko problemem jest brak dobrej woli. Znacznie częściej powody są strukturalne:

• podejście transakcyjne („kupuję usługę”),
• brak czasu na właściwe przygotowanie współpracy,
• brak jasnego modelu działania,
• brak transparentności (np. w kosztach czy ograniczeniach),
• brak zaangażowania po obu stronach.
• brak odpowiedniego prowadzenia i planowania rozmów
• brak zaufania

Efektem jest potencjalny chaos, brak odpowiedniego ustawienia usługi, w kolejnym etapie napięcie wynikające z nieporozumienia i innych oczekiwań w relacji klient - operator, następnie ukryte koszty, a następnie ponowna zmiana dostawcy, która znowu generuje koszt. Koszt potencjalnego przestoju, nauki funkcjonowania siebie wzajemnie, rozmów, implementacji i oczywiście ryzyka. Koszt, którego często nie bierze się pod uwagę na etapie porównania stawek w Excel.”

W praktyce najlepsze projekty transportowe to uporządkowana rozmowa w kilku kluczowych obszarach:

• jaka jest rola transportu w Twojej organizacji?
• Jaki jest cel dla transportu w Twojej firmie na ten rok? A na następny?
• Jak radzicie sobie na dzisiejszym rynku pełnym zmienności?
• Jakie są realne wolumeny i w jaki sposób nimi dzisiaj zarządzacie? a jak chcecie?
• Jakie są możliwości i ograniczenia magazynowe i administracyjne w odniesieniu do transportu?
• Jacy są Twoi klienci? Czego oczekują od Twojej logistyki?
• Jak zarządzamy nasza współpraca? kto odpowiada za co?
• jak wygląda komunikacja między nami? Czy wiemy z czym, kiedy i do kogo dzwonimy?
• jak rozwiązujemy problemy, kiedy się pojawią?
• jak mierzymy jakość, z jakich KPI się rozliczamy i czy rozumiemy wspólnie ich definicje?
• jak rozwijamy współpracę i od czego to będzie zależało?
• jak zarządzamy ryzykiem?
• Na bazie jakiego formatu, narzędzi, technologii współpracujemy?

I wiele więcej…

Pytanie: Co to oznacza w praktyce dla Ciebie?

Odpowiedź: „Jeśli przygotowujesz się do wyboru operatora transportowego, warto zadać sobie kilka pytań i warto porozmawiać o tym, co jest ważne dla Ciebie w perspektywie długoterminowej.

Współpraca transportowa zaczyna się na długo przed pierwszym załadunkiem. Czas poświęcony na rozmowy to inwestycja w przyszłość dobrej współpracy na lata. Skrócony czas na rozmowy i błąd w postaci spłaszczenia rozmów w kierunku ceny daje często wielokrotnie większą stratę niż pozorna oszczędność czasu i pieniędzy.

Właśnie dlatego najbardziej świadome organizacje nie zaczynają od pytania „ile kosztuje transport?”

W Regesta SA wierzymy, że najlepsze projekty transportowe zaczynają się od dobrze poprowadzonej rozmowy i z przyjemnoscią pomożemy ją poprowadzić.

Jeśli chcesz uporządkować swój model współpracy transportowej lub sprawdzić, gdzie dziś tracisz wartość będziemy zaszczyceni mogąc się temu przyjrzeć.”

Regesta SA to zawsze właściwy kierunek!